Tata ruang kantor sangat dibutuhkan untuk menciptakan ruang yang indah sekaligus nyaman. Hasil tata ruang tidak didapatkan dengan instan, namun melalui perencanaan yang matang oleh ahlinya.
Pengertian Tata Ruang Kantor
Disebut juga “office layout”, tata ruang kantor adalah penyusunan atau pengaturan semua barang yang ada di dalam suatu ruang kantor. Ini dilakukan agar semuanya tampak rapi dan selaras.
Barang-barang yang ditata ini mulai dari meja kursi, komputer, rak buku, mesin fotokopi, printer, tempat sampah, dan bahkan posisi jam dinding hingga lokasi pot bunga.
Manfaat Tata Ruang Kantor
Bagi para karyawan, kantor tentunya akan menjadi tempat menghabiskan sebagian besar waktu. Lingkungan kantor merupakan salah satu faktor terpenting yang mempengaruhi produktivitas.
Jadi, penempatan perabot dan desain ruang kerja yang nyaman menjadi hal penting yang wajib diperhatikan oleh para pemilik bisnis/perusahaan/kantor.
Sehingga, tujuan tata ruang kantor adalah untuk memaksimalkan kinerja karyawan supaya tujuan jangka pendek dan panjang dari perusahaan bisa tercapai sesuai dengan harapan.
Namun selain tujuan utama di atas, rupanya tata ruang perkantoran menurut dua ahli dari Inggris yang bernama Oliver Standing Ford dan Geofrey Mills juga memiliki sejumlah tujuan sebagai berikut:
- Memenuhi undang-undang tentang ketenagakerjaan dimana pihak perusahaan harus memberikan ruang kerja yang nyaman dan aman sesuai undang-undang.
- Ruang kantor yang ditata dengan cerdas dapat menghemat pengeluaran pemilik kantor karena setiap ruang yang ada dapat dimanfaatkan secara optimal, sehingga tidak harus menyewa banyak ruang.
- Merancang ruang kantor dengan benar mengurangi risiko kecelakaan dan mempermudah mengamankan fasilitas kantor, karena lokasi pintu sudah dipilih dengan tepat, dan sebagainya.
- Karena seluruh detail diperhatikan, maka kebutuhan karyawan menjadi terpenuhi. Misalnya kebutuhan terhadap air, telepon, listrik, dan lainnya.
- Ruang yang ditata dengan baik akan memudahkan pihak pimpinan/bos untuk memantau kinerja para karyawan/tim.
- Saat ruang kantor ditata dengan benar, para karyawan akan lebih mudah untuk berkomunikasi dan secara tidak langsung juga meningkatkan kerjasama tim.
- Menata kantor dengan perpaduan area kerja terbuka dan pribadi sama dengan memberikan suasana kerja ideal untuk para karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
- Ruang kantor yang nyaman akan memudahkan kolaborasi antara beberapa departemen. Jadi pekerjaan juga dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan lancar.
- Area jalan kaki akan tersedia dan mudah diakses karena tidak akan tertutup dengan perabot atau benda lain.
- Kantor yang ditata dengan baik dan didekorasi dengan gaya yang sesuai dengan visi perusahaan akan meningkatkan citra perusahaan di mata para karyawan, mitra bisnis, bahkan pelanggan.
Jenis Jenis Tata Ruang Kantor
Ada beberapa contoh tata ruang kantor yang digolongkan berdasarkan jenis jenisnya, diantaranya:
#Jenis Tata Ruang Kantor Berdasarkan Desainnya
Tata Ruang Bersekat / Cubicle Offices
Ruang kantor tipe ini memiliki pemandangan satu ruang yang dibagi menjadi beberapa ‘kamar’ dengan penyekat. Setiap karyawan memiliki area privasi, namun tetap mudah untuk berkolaborasi.
Tata Ruang Kantor Terbuka / Open Offices
Kebalikan dari jenis sebelumnya, ruang terbuka adalah satu ruangan besar di perkantoran yang tidak memiliki sekat di bagian mejanya.
Bahkan, satu meja panjang bisa diisi dengan 2-3 komputer dan set peralatan lain untuk digunakan oleh 2-3 orang karyawan.
Landscape Offices
Istilah landscape offices mengacu pada desain kantor terbuka yang menempatkan workstation tanpa dinding pemisah dan menciptakan satu ruang yang estetik.
Landscape offices ini tidak mengarahkan semua perabot ke arah yang sama seperti open offices. Tetapi, ditata sedemikian rupa agar ruang tampak indah dan tetap nyaman.
Landscape offices sering melibatkan penempatan karya seni, tanaman indoor hijau mini di dalam ruang. Ada juga yang menggunakan dinding kaca dengan pemandangan taman luar.
Tata Ruang Kantor Gabungan / Mixed Offices
Ruang kantor jenis ini merupakan gabungan dari dua diantara tiga jenis sebelumnya. Ruangan jenis ini termasuk serba guna dan sangat menghemat biaya sewa ruang.
#Jenis Tata Ruang Kantor Berdasarkan Fungsinya
Jika ditinjau dari segi siapa yang akan menempati ruangan kantor tersebut, maka tata ruang kantor dibagi menjadi tiga:
Private offices
Ruang kantor untuk karyawan dengan jabatan eksekutif, sehingga ruangnya terpisah dari karyawan lain dan biasanya satu ruangan hanya untuk satu orang.
General office
Ruangan ini merupakan tempat para karyawan kelas bawah dan satu ruang digunakan untuk banyak orang.
Service area
Ruangan dalam kantor yang difungsikan khusus untuk kebutuhan tertentu, misalnya toilet karyawan, ruang fotokopi atau penyimpanan, ruang cetak, ruang santai, dan lainnya.
Asas Tata Ruang Kantor
Asas tata ruang kantor adalah hal yang perlu diperhatikan agar ruangan kantor tertata dengan sempurna, ada beberapa asas yang perlu diperhatikan, yaitu:
- Asas rangkaian kerja: seluruh peralatan kerja ditempatkan di masing-masing lokasi yang mudah dijangkau oleh para karyawan, sehingga pekerjaan bisa dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
- Asas jarak terpendek: masing-masing alat yang saling berkaitan harus ditempatkan pada jarak yang dekat, misalnya mesin fotokopi dengan tempat sampah dan kotak kertas fotokopi.
- Asas penggunaan segenap ruangan: ruang kantor perlu ditata tidak hanya secara horizontal tapi vertikal, sehingga setiap sudutnya terpakai. Contoh, bagian atas lemari diberi kotak penyimpanan.
- Asas keamanan: setiap benda yang ada di dalam ruangan harus ditempatkan di area yang aman. Contoh, tidak ditempatkan dekat tangga karena ada resiko tergelincir dan pegawai jatuh ke tangga.
- Asas perubahan susunan tempat kerja: ruang kerja harus mudah untuk diubah/disusun ulang kapan saja dan dengan biaya sehemat mungkin.
- Asas integrasi: Peralatan dan tata ruang harus bisa mengintegrasikan kegiatan yang ada di organisasi.
Tata ruang kantor yang baik tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang. Ada ilmu dan keterampilan khusus yang harus diterapkan, pastikan untuk menggunakan jasa perencana tata ruang profesional.